Note de frais sur Excel : le modèle, les contrôles et la TVA

Publié le 20 octobre 2026 · Lecture : 6 min

Un modèle de note de frais sur Excel tient en une table : une ligne par dépense, avec la date, le bénéficiaire, le motif, la catégorie, le fournisseur, le montant TTC, la TVA lue sur le justificatif, le numéro du justificatif, le plafond applicable et le montant retenu. Des formules contrôlent chaque ligne (justificatif manquant, doublon, dépassement, délai), et un récapitulatif mensuel ventile le montant retenu en HT, TVA et TTC par nature pour le comptable. Le classeur enregistre et contrôle ; il ne décide ni de la déductibilité ni de la récupération de la TVA, qui relèvent de l'expert-comptable.

Ce qu'une note de frais doit prouver

Les frais professionnels sont des « charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé » (article 1er de l'arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, publié au Journal officiel du 6 septembre 2025, Légifrance). Son article 2 distingue deux modes d'indemnisation : le remboursement des dépenses réelles, pour lequel l'employeur doit produire les justificatifs, et les allocations forfaitaires, présumées utilisées conformément à leur objet dans la limite des montants fixés par les articles 3 à 9. Il a abrogé l'arrêté du 20 décembre 2002 à compter du 7 septembre 2025 (Légifrance) : vérifiez les références de vos modèles.

Une note de frais au réel doit donc établir trois choses pour chaque ligne : la réalité de la dépense (le justificatif), son caractère professionnel (le motif, la mission, le client ou le projet) et son montant. Côté conservation, l'article L123-22 du Code de commerce (version en vigueur depuis le 4 janvier 2003) dispose que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ».

Les colonnes indispensables

Les trajets avec un véhicule personnel ne se saisissent pas ici mais dans un journal kilométrique, calculé au barème : voir le barème kilométrique 2026 dans Excel, tranche par tranche.

Les contrôles à automatiser

Avec les dépenses en lignes 2 à 501 (date en A, bénéficiaire en B, catégorie en D, fournisseur en E, TTC en G, justificatif en J, plafond en K) et deux cellules nommées SeuilJustif et DelaiMax :

• justificatif manquant : =SI(ET(G2>SeuilJustif;J2="");"Justificatif manquant";"") ;
• doublon possible (même personne, même date, même fournisseur, même montant) : =SI(NB.SI.ENS($B$2:$B$501;B2;$A$2:$A$501;A2;$E$2:$E$501;E2;$G$2:$G$501;G2)>1;"Doublon possible";"") ;
• dépassement (en L) : =SI(K2="";0;MAX(0;G2-K2)), et montant retenu =G2-L2 si les dépassements ne sont pas remboursés ;
• soumission tardive : date de soumission − date de la dépense > DelaiMax.

Un onglet de synthèse compte les alertes par type : la note ne part en validation que lorsque le compteur est à zéro ou que chaque alerte est expliquée.

La TVA : saisir ce qui est lu sur le justificatif

Ne calculez pas la TVA à partir du TTC avec un taux par défaut : un même ticket peut combiner plusieurs taux, et certains justificatifs ne font pas apparaître la TVA. La règle du modèle est simple : saisir le montant de TVA tel qu'il est imprimé, zéro s'il n'y figure pas, et laisser le HT se déduire (TTC − TVA).

La récupération de cette TVA par l'entreprise n'est pas automatique. Le BOFiP consacre une division entière aux exclusions et limitations du droit à déduction pour certains biens et services (BOI-TVA-DED-30-30, publié le 17 juin 2026) : dépenses de logement, véhicules ou engins de transport de personnes, transports de personnes et opérations accessoires, produits pétroliers, biens et services cédés sans rémunération ou à un prix très inférieur, services afférents à des biens exclus. La colonne « catégorie » permet à l'expert-comptable d'appliquer ces règles ; le classeur, lui, ne tranche pas. Quand une dépense est plafonnée, une règle de calcul possible consiste à retenir la TVA au prorata du montant remboursé, à valider avec l'expert-comptable.

Le récapitulatif pour le comptable

Une page par bénéficiaire et par mois : total des montants retenus, déjà remboursé, solde à payer, puis un tableau par nature de dépense avec HT, TVA et TTC du montant retenu. Ajoutez une zone de signature pour le bénéficiaire et le valideur, et transmettez la page avec les justificatifs numérotés. Le même principe de contrôle à la saisie sert pour les absences dans le planning des congés 2027 sur Excel.

Exemple (données fictives)

Déplacement de deux jours chez un client. Politique fictive : plafond de 120 € par nuit d'hôtel et de 30 € par repas, dépassements non remboursés, justificatif exigé pour toute dépense.

Montants en euros. Avant correction, la note contient deux alertes bloquantes : le taxi attend son justificatif et le second dîner doit être confirmé ou supprimé. Les trois premières lignes sont remboursables : 262,40 € TTC retenus, dont 23,86 € de TVA retenue et 238,54 € HT.

Questions fréquentes

Combien de temps garder les justificatifs ?

L'article L123-22 du Code de commerce prévoit dix ans pour les documents comptables et les pièces justificatives. Les conditions d'une conservation sous forme numérique sont à valider avec votre expert-comptable.

Un dirigeant de société peut-il utiliser le même modèle ?

Oui pour la preuve : justificatif, motif et montant se documentent de la même façon. Le traitement social et fiscal peut différer : l'article 1er de l'arrêté du 4 septembre 2025 écarte ainsi les allocations forfaitaires perçues pour leur fonction de dirigeant par les personnes visées aux 11°, 12° et 23° de l'article L311-3 du code de la sécurité sociale. Faites valider votre situation par votre expert-comptable.

Faut-il un logiciel de notes de frais ?

Pas forcément. Un classeur structuré suffit tant que les volumes restent modestes et que la saisie est disciplinée ; un logiciel devient utile pour la lecture automatique des tickets ou un circuit de validation à plusieurs niveaux.